4 طرق لتعزيز الإنتاجية الشخصية في عالم موزع
غالبًا ما تضم فرق اليوم أشخاصًا في نفس المكتب، وأشخاصًا يعملون عن بعد في نفس المنطقة الزمنية، وأشخاصًا منتشرين في جميع أنحاء العالم.
وعلى الرغم من أن هذا الإعداد يوفر المرونة، إلا أنه يمكن أن يؤدي أيضًا إلى حدوث احتكاك ويؤثر سلبًا على الإنتاجية الفردية.
رئيس منتج Trello في Atlassian.
في الواقع، أبلغ أكثر من نصف الموظفين عن شعورهم بعدم الإنتاجية بسبب الأولويات غير المتوافقة، والأهداف غير الواضحة، والاتصالات المتناثرة.
والأسوأ من ذلك هو أن الزملاء غير المنظمين يمكن أن يسحبوا بقية أعضاء الفريق إلى أسفل – حيث يقول أكثر من 50% من الموظفين أنهم اضطروا إلى القيام بعمل إضافي للتعويض عن الفوضى التي يسببها شخص آخر.
التأثير المضاعف حقيقي، وهو يؤدي إلى حرق الناس.
لبناء فرق مختلطة أفضل، نحتاج إلى البدء بمساعدة الأفراد على توضيح الأمور المهمة والتحكم في عملهم. ويتطلب ذلك تحولاً في العقلية واستخداماً أكثر ذكاءً للتكنولوجيا.
فيما يلي خمس طرق لتطوير أدوات الإنتاجية الشخصية لدعم التركيز وتقليل فوضى قائمة المهام ومساعدة الأشخاص على أداء أفضل أعمالهم، بغض النظر عن مكان وزمان عملهم.
1. احتضن توسيع التطبيقات (واجعل من السهل العثور على المهام الخاصة بك عبرها)
في الإعداد المختلط، غالبًا ما تستخدم الفرق أدوات مختلفة بناءً على الموقع أو الوظيفة أو المنطقة الزمنية. ليس من غير المألوف أن يستخدم أحد الفرق Slack بينما يميل فريق آخر إلى Teams. يعد اتساع نطاق التطبيقات هو القاعدة، وليس الفشل.
المشكلة ليست في كثرة الأدوات إنها المهام والأولويات التي يتم دفنها فيها. بدلاً من محاربة زحف التطبيقات، يعرض الجيل التالي من أدوات الإنتاجية المهام عبرها حتى لا يضيع الأفراد الوقت في البحث عن عناصر العمل المنتشرة في أماكن مختلفة.
النتيجة؟ شعوذة عقلية أقل، وقضاء المزيد من الوقت في إنجاز العمل فعليًا.
2. دع الناس ينظمون طريقهم
كل شخص لديه أسلوب عمله الخاص، ومع ذلك، فإن العديد من الأدوات تجبر المستخدمين على سير عمل صارم. ذلك لا يعكس الواقع. يعترف أكثر من نصف العاملين في مجال المعرفة بأن أساليبهم التنظيمية قد تبدو فوضوية بالنسبة للغرباء، ومع ذلك فهم يعتقدون اعتقادًا راسخًا أن هذه الأساليب تعمل بشكل جيد بالنسبة لهم.
بعض الناس يفكرون في القوائم. والبعض الآخر في لوحات مرمزة بالألوان. يحب البعض التصنيفات والمرشحات، بينما يريد البعض الآخر صفحة نظيفة. ولهذا السبب فإن المرونة مهمة. يجب أن تتكيف أدوات الإنتاجية مع الطريقة التي يفكر بها الأشخاص بشكل طبيعي، وليس العكس.
3. استخدم الذكاء الاصطناعي للارتقاء، وليس الطغيان
يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعزز الإنتاجية الشخصية، ولكن فقط إذا تم تنفيذه بشكل مدروس. الذكاء الاصطناعي الذي يبدو قديمًا أو معقدًا بشكل مفرط يؤدي إلى إبعاد الناس.
تستخدم أفضل أدوات الإنتاجية الشخصية الذكاء الاصطناعي مثل التوابل: وهو ما يكفي فقط لتعزيز التجربة، دون التغلب عليها. قد يعني ذلك سحب المهام من رسالة بريد إلكتروني طويلة، أو تصنيف المهام تلقائيًا، أو تنبيه المستخدمين عند اقتراب الموعد النهائي.
عندما يبدو الذكاء الاصطناعي وكأنه سحر، فإن الناس يريدون استخدامه بالفعل.
4. تشجيع الممارسات الإنتاجية الحديثة (مثل تحديد الوقت)
أحد أكبر العوامل التي تقتل الإنتاجية في الفرق المختلطة هو الخط غير الواضح بين “العمل العميق” و”وقت التعاون”. في الفرق العالمية، يكون الشخص دائمًا متصلاً بالإنترنت، ولا يتوقف الضغط للاستجابة بسرعة أبدًا.
ولهذا السبب فإن الأدوات ليست هي الشيء الوحيد الذي يحدد الإنتاجية، بل إن العادات مهمة أيضًا. التطبيقات الأكثر فائدة هي تلك التي تشجع طرقًا أكثر ذكاءً للعمل، مثل تحديد الوقت (تخصيص فترات زمنية محددة لمهام محددة)، والتي زادت شعبيتها في السنوات الأخيرة.
في تجربة حديثة في Atlassian، وهو فريق موزع عالميًا يضم أكثر من 12000 موظف، وجدنا أن 68% منهم حققوا تقدمًا أكبر عندما حددوا جدولهم الزمني، وتحسن وضوح الأهداف بنسبة 55%.
عندما توجه يومك نحو أهم المهام التي تحتاج إلى إنجازها، فإنك – حسب التصميم – تحدد أهم أعمالك.
يمكن لميزات مثل جدولة السحب والإفلات أو التقويمات المرئية في أدوات الإنتاجية أن تساعد الأشخاص على البقاء على المسار الصحيح وحماية تركيزهم، خاصة في البيئات التي تكون فيها عوامل التشتيت مرتفعة ويكون تبديل السياق ثابتًا.
الأشخاص المنظمون يبنون فرقًا أفضل
إذا أردنا تحسين أداء الفريق، فنحن بحاجة إلى تزويد الأفراد بالأدوات التي تساعدهم على الاستمرار في التركيز على أولوياتهم القصوى. وهذا لا يعني ملاحقة “نظام مثالي” أسطوري – بل يعني تقديم أدوات مرنة ومعززة بالذكاء الاصطناعي تدعم الطريقة التي يعمل بها الناس فعليا.
عندما يشعر الناس بأنهم منظمون، فإنهم يقومون بعمل أفضل. وعندما يشعر كل فرد في الفريق بهذه الطريقة؟ وذلك عندما يحدث السحر الحقيقي.
لقد أبرزنا أفضل منصة لذكاء الأعمال.
تم إنتاج هذه المقالة كجزء من قناة Expert Insights التابعة لـ TechRadarPro حيث نعرض أفضل وألمع العقول في صناعة التكنولوجيا اليوم. الآراء الواردة هنا هي آراء المؤلف وليست بالضرورة آراء TechRadarPro أو Future plc. إذا كنت مهتمًا بالمساهمة، اكتشف المزيد هنا: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro